Stand: 13.08.2025

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, DSG, BDSG). Mit dieser Datenschutzrichtlinie informieren wir Sie über Art, Umfang und Zwecke der Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung des AI-Concierge-Dienstes „Leo Butler“.

1. Verantwortlicher
JVMG GmbH
Donauwörther Strasse 27/4
2380 Perchtoldsdorf, Österreich
E-Mail: hi@butlerleo.com

2. Datenschutzbeauftragter
Unser Datenschutzbeauftragter ist unter folgender Adresse erreichbar:
hi@butlerleo.com
Donauwörther Strasse 27/4
2380 Perchtoldsdorf, Österreich

3. Kategorien betroffener Personen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten folgender Personengruppen:

• Gäste des Hotels (Endnutzer)

• Hotelmitarbeiter mit administrativem Zugang

• Ansprechpartner auf Kundenseite (Hoteliers, Management)
   

4. Art der verarbeiteten Daten
a) Gäste (Endnutzer)

• Kommunikationsinhalte (Chat, Fragen, Antworten)

• Buchungs- und Aufenthaltsdaten (z. B. Zimmernummer, Check-in/-out-Datum)

• Sprachpräferenzen, Interessen, Servicewünsche

b) Kunden (Hotels)

• Name, Anschrift, Kontaktdaten

• Vertrags- und Abrechnungsinformationen

• Zugangs- und Nutzungsdaten zum Administrationsbereich
   

5. Zwecke der Verarbeitung

• Bereitstellung des digitalen Concierge- und Butler-Dienstes

• Beantwortung von Gästeanfragen

• Proaktive Übermittlung von Serviceinformationen

• Analyse von Serviceanfragen zur Optimierung des Angebots

• Vertragserfüllung und Abrechnung

• Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
   

6. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung (B2B mit dem Hotel)

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse (Optimierung des Hotelservices, Systembetrieb)

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtung (z. B. Aufbewahrungspflichten)
   

7. Auftragsverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Auftrag des Hotels als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wird mit jedem Kunden abgeschlossen.

8. Empfänger von Daten

• Beauftragte Unterauftragsverarbeiter (z. B. Hosting-Provider, E-Mail-Dienste, AI-Verarbeitungsdienste wie OpenAI)

• Gesetzlich verpflichtete Stellen (nur bei Vorliegen einer rechtlichen Verpflichtung)
   

9. Drittlandübermittlung
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer außerhalb der EU/EWR erfolgt nur, wenn:

• ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorliegt, oder

• geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO bestehen (Standardvertragsklauseln).
   

10. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden so lange gespeichert, wie es für die Erbringung der Dienstleistung erforderlich ist. Gästeinteraktionen werden spätestens 28 Tage nach Abreise anonymisiert oder gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

11. Ihre Rechte
Sie haben das Recht:

• auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

• auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

• auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

• auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

• auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

• auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
  Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten.
   

12. Sicherheit der Verarbeitung
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation und unbefugten Zugriff zu schützen. Dazu gehören unter anderem:

• TLS-Verschlüsselung der Datenübertragung

• Zugriffskontrollen (Role-based Access Control)

• Protokollierung von Systemzugriffen

• Regelmäßige Sicherheitsaudits
   

13. Änderungen dieser Datenschutzrichtlinie
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzrichtlinie bei Änderungen der Rechtslage oder unseres Angebots anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist unter www.butlerleo.com/datenschutz abrufbar.